Sắp xếp hồ sơ tài liệu lên giá kệ một cách khoa học là khâu vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Việc sắp xếp khoa học, trình tự sẽ giúp mang lại hiệu quả trong quá trình quản lý, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp.
Hồ sơ, tài liệu là tài sản vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Theo thời gian, hồ sơ, giấy tờ tài liệu phát sinh ngày càng nhiều. Do đó việc phân loại, sắp xếp chúng một cách khoa học, gọn gàng và ngăn nắp là việc cần thiết để thuận lợi nhất cho việc khai thác sử dụng, tra cứu thường xuyên. Để bố trí, sắp xếp, hồ sơ tài liệu hợp lý, khoa học bạn có thể tham khảo ngay một vài gợi ý sau đây để tiết kiệm thời gian, công sức đáng kể nhé.
Lựa chọn kệ sắt để hồ sơ tài liệu phù hợp
Thông thường các doanh nghiệp, văn phòng công ty, kho lưu trữ sẽ chọn kệ sắt v lỗ hoặc kệ 102 để bảo quản, đảm bảo tải trọng và thuận tiện trong quá trình sắp xếp tài liệu. Tùy theo kích thước, số lượng hồ sơ, giấy tờ tài liệu sổ sách cần lưu trữ mà bạn có thể chọn kệ có kích thước nhỏ, vừa, lớn khác nhau để đáp ứng tối đa nhu cầu cần sử dụng. Kệ có thiết kế ngăn tầng riêng biệt sẽ tạo sự chuyên nghiệp, hiện đại trong quản lý hồ sơ. Với những hồ sơ nặng, nhiều bạn có thể để ở tầng dưới cùng của kệ để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và lấy ra.
Thay vì để hồ sơ tràn lan trên bàn thì kệ sắt sẽ giúp lưu trữ được tối đa hồ sơ tài liệu. Mặt khác giúp bảo quản giấy tờ, sổ sách an toàn, tránh ẩm mốc, mối mọt, hư hỏng,… theo thời gian. Đồng thời giúp tiết kiệm diện tích cho văn phòng hoặc kho dữ liệu.
Sắp xếp các kệ sắt lưu trữ hợp lý
Thông thường các kho lưu trữ, văn phòng công ty sẽ dùng kệ sắt để hồ sơ tài liệu cố định do đó trước khi tiến hành sắp xếp hồ sơ, tài liệu giấy tờ lên các tầng kệ cần phải nghiên cứu bố trí sắp xếp các giá cố định đó ở vị trí nào cho hợp lý nhất. Giữa các dãy kệ cần phải có khoảng cách vừa đủ để thuận tiện cho việc di chuyển, khai thác, truy xuất tài liệu khi cần. Thông thường khoảng cách tiêu chuẩn giữa các kệ giá để tài liệu ít nhất là 0,5m. Để tiết kiệm diện tích văn phòng, kho lưu trữ, bạn có thể xếp các dãy kệ song song với nhau, nối tiếp nhau hoặc xếp mặt lưng kệ sát vào nhau để tối đa không gian lưu trữ.
Lập danh sách và phân loại các tài liệu cần lưu trữ
Với khối lượng tài liệu, hồ sơ giấy tờ lớn, bắt buộc cần phải phân loại chúng theo tên tài liệu, thời gian, chủ đề, số lượng… càng chi tiết càng tốt. Việc này sẽ giúp cho việc sắp xếp tài liệu trở nên dễ dàng, hợp lý hơn trong quá trình lưu trữ cũng như truy xuất khi cần. Lên danh sách các loại tài liệu thường dùng và loại lưu trữ dài hạn để có phương án sắp xếp chúng ở vị trí nào cho phù hợp. Gợi ý cho bạn là nên để các mục tài liệu có thời gian lưu trữ ngắn lên các dãy kệ trước sau đó sắp xếp tài liệu có thời gian lưu trữ dài hạn ở sau hoặc tầng trên bởi vì điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian trong việc phải đi tìm kiếm khi cần sử dụng tới.
.JPG)
Đối với những tài liệu dùng thường xuyên thì bạn nên bố trí, sắp xếp ở vị trí thuận tiện, vị trí dễ lấy để đảm bảo thời gian trích xuất các tài liệu đó được nhanh nhất. Với những tài liệu ít sử dụng, bạn nên đặt chúng ở cuối dãy kệ hoặc đặt ở tầng kệ trên cùng. Dựa vào các thông tin phân loại bạn sẽ xác định được những loại hồ sơ nào có thông tin liên quan chặt chẽ với nhau thì nên sắp xếp ở vị trí cạnh nhau. Riêng với các loại tài liệu cần chỉnh lý sau này thì nên bố trí chúng ở những nơi thuận tiện cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Sắp xếp tài liệu lên kệ theo nguyên tắc nhất định
Việc sắp xếp tài liệu lên các kệ lưu trữ bắt buộc phải dựa theo các nguyên tắc cơ bản là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và từ ngoài vào trong. Cụ thể với những giấy tờ, hồ sơ tài liệu đã hoàn thành, được chỉnh lý thì nên cho vào các hộp lưu trữ riêng. Bạn có thể sử dụng các ký tự hoặc điền thông tin trên các nhãn hộp (cặp), sử dụng hộp lưu trữ riêng cho mỗi tài liệu trước khi sắp xếp chúng lên giá kệ. Việc này không chỉ giúp thuận tiện hơn trong quá trình trích xuất và tra cứu tài liệu khi cần thiết mà còn giúp việc lưu trữ trở nên chuyên nghiệp và khoa học hơn.
Đặt tên cho từng kệ chứa tài liệu
Thường các văn phòng công ty, doanh nghiệp, kho lưu trữ sẽ bỏ qua việc đặt tên cho từng giá kệ để hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên với khối lượng giấy tờ sổ sách lớn thì việc đặt tên này sẽ đem lại những lợi ích vô cùng thiết thực giúp tối ưu cho việc tìm kiếm nhanh chóng. Bạn có thể đặt tên kệ liên quan tới loại hồ sơ lưu trữ trên giá để giúp dễ dàng tìm kiếm tài liệu hơn.
Thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ
Diện tích kho lưu trữ tài liệu ở các cơ quan, văn phòng là không nhiều trong khi đó lượng hồ sơ, tài liệu mỗi năm lại tăng lên đáng kể. Do đó bạn cần có phương án giải phóng diện tích kho lưu trữ bằng cách thường xuyên thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử hoặc hủy tài liệu hết giá trị. Với những tài liệu hết thời gian bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, photo dấu đen, … thì bạn có thể tiêu hủy. Việc giải phóng diện tích kho lưu trữ vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả hơn rất nhiều.
Hy vọng với những chia sẻ về cách sắp xếp hồ sơ tài liệu lên giá kệ khoa học ở trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình bảo quản, sắp xếp giấy tờ cho văn phòng, doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp lưu trữ hồ sơ tài liệu thì hãy chú trọng đến tải trọng và kích thước của kệ để tìm được giải pháp bảo quản, lưu trữ an toàn cho đơn vị. Để được tư vấn chi tiết hơn về giá kệ để hồ sơ tài liệu, bạn có thể liên hệ ngay với giá kệ Thăng Long để được nhân viên hỗ trợ phương án lưu trữ tối ưu, chuyên nghiệp và gọn gàng nhất.
Thông tin liên hệ mua hàng:
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG
Hotline/zalo tư vấn bán hàng: 0919.467.868 - 0964.196.611
Website: Sieuthigiake.com
Khu vực Miền Bắc: Số 1, Ngõ 58 Trần Bình - Mai Dịch - Cầu Giấy - Hà Nội
Khu vực Miền Trung: Ngách 143 Điện Biên Phủ, Thanh Khê, Đà Nẵng
Khu vực Miền Nam: Số 121 Đường Bà Điểm 4, ấp Tây Lân Hóc Môn HCM ( cách mặt đường Phan Văn Hớn 100m bên tay phải).
